Qué documentos guardar y por cuánto tiempo: casa e impuestos

Muchas familias guardan todo en una caja, o tiran papeles que después necesitan. Saber qué guardar y por cuánto tiempo te ahorra problemas con los impuestos, te ayuda cuando vendes la casa y te protege si hay un desastre o un robo de identidad. Esta guía explica lo que dicen el IRS, la CFPB y otras fuentes oficiales, para que armes tu archivo familiar una sola vez y lo mantengas al día. No necesitas comprar nada caro para empezar: unas carpetas, una caja y un lugar seco bastan.

Lo que el IRS pide guardar por lo general tus registros de impuestos

3 años¹

Si no reportaste un ingreso de más del 25% del que pusiste en la declaración

6 años¹

Si no presentaste una declaración

Para siempre¹

Tus impuestos: cuánto tiempo guardar

El IRS da plazos según tu caso. La idea es guardar tus declaraciones de impuestosdeclaración de impuestosLa declaración de impuestos es el formulario anual con el que le informas al IRS tus ingresos y calculas cuánto impuesto te corresponde, para pagar lo que debes o recibir un reembolso. La declaración federal de las personas es el Formulario 1040. En general debe declarar quien tuvo un ingreso bruto mayor que el mínimo que fija el IRS para su estado civil tributario (filing status), o quien tuvo cierta cantidad de ganancias netas trabajando por cuenta propia; aun sin obligación, a veces conviene declarar. Necesitas tu SSN o tu ITIN y los de las demás personas en la declaración, y documentos como tus W-2 y 1099.Ver la definición completaCerrar y los papeles que las respaldan (formularios W-2 y 1099, recibos, comprobantes) mientras el IRS todavía puede revisarlas:¹

Si…	Guarda tus registros
Ninguno de los casos de abajo	3 años
Pediste un crédito o reembolso después de declarar	3 años desde tu declaración original o 2 desde que pagaste, lo que sea más tarde
Reclamaste una pérdida por valores sin valor o una deuda incobrable	7 años
No reportaste un ingreso de más del 25% del ingreso de tu declaración	6 años
No presentaste declaración o presentaste una fraudulenta	Para siempre
Tienes empleados (impuestos de empleo)	Al menos 4 años

Y antes de tirar algo que ya no necesitas para los impuestos, piensa si otros lo pueden pedir. El IRS recuerda que tu aseguradora o tus acreedores pueden pedirte que guardes papeles por más tiempo.¹ Si vas a pedir un préstamo para comprar casa, también te van a pedir declaraciones de varios años; la lista de documentos te dice cuáles.

Los papeles de tu casa

Los documentos del cierre, completos. Según la CFPB, después del cierre guarda todos los documentos finales del préstamo y de la compra, en papel o en archivo electrónico. Revisa que tengas cuatro: la Declaración de CierreDeclaración de Cierre (Closing Disclosure)La Declaración de Cierre (Closing Disclosure) es un formulario obligatorio de cinco páginas con los detalles finales de la hipoteca que elegiste: los términos del préstamo, tu pago mensual, todos los costos de cierre y cuánto dinero tienes que llevar el día de la firma. El prestamista debe entregártela al menos tres días hábiles antes del cierre, para que la compares con tu Estimación de Préstamo y preguntes por cualquier cambio. Si un número importante cambia, el plazo de tres días vuelve a empezar. Guárdala: la vas a necesitar para tus impuestos.Ver la definición completaCerrar, el pagarépagaréEl pagaré (promissory note, o simplemente note) es el documento que firmas en el cierre para prometer que le pagarás el préstamo al prestamista. Describe lo que aceptas: cuánto debes, la tasa de interés, las fechas de pago, el total que pagarás, el plazo, si los pagos pueden cambiar y a dónde enviarlos. Es distinto de la hipoteca o escritura de fideicomiso, el documento que le da al prestamista el derecho de quitarte la casa si no pagas. Algunas condiciones, como una penalidad por pago anticipado, pueden estar en un anexo del pagaré (addendum). Puedes pedir una copia de los documentos antes del cierre para revisarlos.Ver la definición completaCerrar, la hipoteca (también llamada instrumento de garantía o escritura de fideicomisoescritura de fideicomisoLa escritura de fideicomiso (deed of trust) es, junto con la "hipoteca" (mortgage), uno de los nombres más comunes del documento de garantía (security instrument) que firmas en el cierre. Con él, la casa queda como garantía del préstamo: si no haces los pagos o rompes el acuerdo, el prestamista puede quitarte la casa y venderla para cobrar. Tu firma en este documento debe notarizarse. Es distinto del pagaré, que es tu promesa de pagar. En algunos estados, el prestamista puede hacer la ejecución hipotecaria sin ir a la corte, siguiendo los avisos de una cláusula de "poder de venta" (power of sale) de este documento.Ver la definición completaCerrar) y la escrituraescrituraLa escritura (deed) es el documento legal con el que el vendedor te pasa la propiedad de la casa. El vendedor la firma en el cierre, lleva los nombres de todos los compradores y recibes una copia. Después, el agente de cierre la registra en la oficina de registros del condado; ese registro avisa al público que ahora tú eres el dueño. Hay varios tipos: la escritura con garantía (warranty deed) da más promesas sobre el título, y la de renuncia (quitclaim deed) no promete nada. No la confundas con el deed of trust, que es el documento de la hipoteca.Ver la definición completaCerrar. Guarda también los papeles de presupuesto que usaste, porque te pueden servir después, y recuerda que la Declaración de Cierre te puede ayudar a ahorrar en tus impuestos.³ La guía Closing Disclosure explicado explica cada página.

La compra y las mejoras, mientras seas dueño y un poco más. El IRS dice que cada vez que compras una propiedad deberías guardar los registros que documentan su base ajustada, en general hasta 3 años después de la fecha límite de la declaración del año en que vendes la casa.² En términos más amplios, guarda los registros de una propiedad hasta que venza el plazo de prescripción del año en que te deshaces de ella, porque los necesitas para calcular la ganancia o la pérdida.¹

Por qué importan las mejoras. Las mejoras aumentan el valor de tu casa, alargan su vida útil o la adaptan a nuevos usos, y su costo se suma a la base. El IRS da ejemplos como un cuarto o un baño nuevo, una terraza, una cerca, la calefacción o el aire acondicionado central, o un techo nuevo. Las reparaciones que solo la mantienen en buen estado, como pintar o arreglar una gotera, no cuentan.² Una base más alta puede bajar la ganancia que se calcula cuando vendes; la guía Impuestos al vender tu casa y FIRPTA explica el cálculo.

Mejora o reparación: qué guardar

Se suma a la base

Mejora

• Un cuarto o un baño nuevo
• Una terraza, una cerca o un patio
• Calefacción o aire central, un techo nuevo
• Guarda la factura y el contrato mientras seas dueño

No se suma

Reparación

• Pintar por dentro o por fuera
• Arreglar una gotera
• Tapar hoyos o grietas
• Guárdala si te sirve para el seguro o la garantía

Si dudas si algo es mejora, guarda la factura: es más fácil tirarla después que buscarla años más tarde.

Otros papeles de la vivienda que conviene tener a mano

Además de los impuestos y del cierre, hay papeles que no tienen un plazo fijo del IRS pero que te protegen en el día a día. Ready.gov incluye entre los documentos financieros y legales del hogar los pagos de vivienda y las pólizas de seguro, y recomienda documentar y asegurar tus cosas desde ahora.⁴

• Si tienes hipoteca: los estados de cuenta del préstamo, el formulario 1098Formulario 1098El Formulario 1098 (Mortgage Interest Statement) es la declaración del IRS en la que quien cobra los intereses de tu hipoteca, por lo general tu prestamista o tu administrador del préstamo, reporta cuánto interés pagaste en el año. También puede mostrar los puntos que pagaste al comprar tu vivienda principal, las primas de seguro hipotecario, el saldo que debes y otros datos, como el impuesto a la propiedad pagado desde la cuenta escrow. Por lo general recibes una copia. Si detallas deducciones, lo usas para deducir los intereses hipotecarios en el Anexo A, solo en la parte que la ley permite.Ver la definición completaCerrar que te manda tu prestamista cada año y cada carta del administrador del préstamo. Si algún día tienes un problema con un pago, esas cartas y estados de cuenta son tu prueba.
• Si rentas: tu contrato firmado, los recibos de renta, el recibo del depósito y las fotos de cómo estaba la vivienda cuando te mudaste. Te sirven para pedir tu depósito de vuelta; lee Depósito de seguridad.
• Tus seguros: las pólizas completas y una lista con fotos o videos de tus cosas de valor. Si hay un robo o un desastre, esa lista te ayuda con el reclamo.
• Tu familia: las actas de nacimiento, las tarjetas de Seguro Social, los pasaportes y cualquier documento de inmigración, con copias guardadas aparte de los originales.

Revisa este archivo una vez al año, por ejemplo cuando declares tus impuestos: agrega lo nuevo, actualiza las copias digitales y destruye lo que ya cumplió su plazo.

Dónde y cómo guardar tus documentos

Según Ready.gov, antes de un desastre conviene juntar la información financiera, del hogar y médica de tu familia: las identificaciones con foto, las actas de nacimiento y las tarjetas de Seguro Social; los papeles de la vivienda, las pólizas de seguro, las fuentes de ingreso y los de impuestos; y la información médica. Recomienda guardar los documentos importantes en una caja de seguridad, un disco externo o en la nube.⁴

Una forma sencilla de hacerlo: los originales en un lugar seguro, y copias escaneadas en otro lugar, como un disco externo guardado fuera de la casa o una cuenta en la nube con una contraseña fuerte. Así, si hay un incendio o una inundación, no pierdes todo a la vez. Ready.gov también ofrece el Kit de Primeros Auxilios Financieros de Emergencia (EFFAK), hecho por Operation HOPE y FEMA, en varios idiomas.⁴ Si un desastre ya te pasó, lee Después de un huracán, una inundación o un incendio.

Arma tu archivo familiar en una tarde

1. 1. Junta todo en un lugar

   Hoy

   Impuestos, casa, seguros, identificaciones y salud.⁴

2. 2. Separa por tema

   Hoy

   Una carpeta para cada tema y cada año de impuestos.¹

3. 3. Guarda todos los del cierre

   Si tienes casa

   Declaración de Cierre, pagaré, hipoteca y escritura.³

4. 4. Aparta las facturas de mejoras

   Si tienes casa

   Se suman a la base de tu casa cuando vendas.²

5. 5. Haz copias digitales

   Esta semana

   En un disco externo o en la nube, además de los originales.⁴

6. 6. Destruye lo que ya no necesitas

   Cada año

   Con trituradora, si tiene datos personales.⁵

Protege tus datos y destruye lo que sobra

Los papeles viejos también pueden ser un riesgo. La Comisión Federal de Comercio recomienda cuidar mucho tu número de Seguro Social y destruir con trituradora los recibos de tarjeta, las copias de solicitudes de crédito y otros documentos delicados. También recomienda revisar con frecuencia tus cuentas y tus reportes de crédito.⁵ Si crees que alguien usó tus datos, lee Robo de identidad y congelar tu crédito.

Cuidado también con el correo. Según la CFPB, tu escritura y los datos de tu hipoteca se vuelven registro público, así que no supongas que una carta con el nombre de tu prestamista viene de tu prestamista.³ La guía Robo de escrituras explica cómo vigilar el título de tu casa.

Ejemplo con números reales

El archivo de una familia que compró casa

Un ejemplo en palabras, no un caso real, de qué guarda una familia y por cuánto tiempo.

La Declaración de Cierre, el pagaré, la hipoteca y la escritura

Todos, en un lugar seguro

La factura del techo nuevo

Mientras sean dueños y hasta 3 años después de declarar la venta

Las declaraciones de impuestos y sus comprobantes

Por lo general 3 años; más en algunos casos

Los recibos viejos de tarjeta

A la trituradora cuando ya no los necesitan

Dónde los guardan

Originales en un lugar seguro y copias en la nube

Los plazos vienen del IRS y la CFPB.¹²³ Usa la lista de documentos para ver qué papeles te pide un prestamista.

Haz la cuenta con tus númerosLista de documentos

Si perdiste un documento

No todo está perdido. Muchos documentos se pueden reponer:

• Tus declaraciones de impuestos. Puedes ver y bajar transcripcionestranscripción de impuestosUna transcripción de impuestos es un resumen oficial y gratis que da el IRS con los datos de tus declaraciones y de tu cuenta tributaria. No es una fotocopia de tu declaración. Hay varios tipos: la de la declaración (tax return transcript) muestra casi todas las líneas del Formulario 1040 tal como lo presentaste y suele cubrir lo que piden los prestamistas hipotecarios; la de cuenta muestra los cambios hechos después; la de salarios e ingresos muestra lo que reportaron tus W-2 y 1099. Se pide en tu cuenta en línea del IRS, por correo, por teléfono o con el Formulario 4506-T.Ver la definición completaCerrar de declaraciones pasadas en tu cuenta en línea del IRS. También las puedes pedir por correo con el formulario en línea o al 800-908-9946; llegan en 5 a 10 días a la dirección que el IRS tiene de ti.⁶
• Tu acta de nacimiento. Pide una copia certificada a la oficina de registros vitales del estado o territorio donde naciste.⁷
• Tu tarjeta de Seguro Social. Se repone en línea, por correo o en persona.⁷
• Tu tarjeta de residente permanente. Para reponerla, contacta al USCIS.⁷

Tu escritura es un registro público:³ si la pierdes, pregunta en la oficina del registrador de tu condado cómo pedir una copia.

Si este es tu caso

Acabas de comprar casa

Guarda todos los documentos del cierre y empieza una carpeta de mejoras.³²

Trabajas por tu cuenta

Guarda tus recibos con cada declaración; si no reportas un ingreso grande, el plazo sube a 6 años.¹

Tienes los papeles de toda la familia

Junta identificaciones, actas y tarjetas de Seguro Social y guarda copias en la nube.⁴

Vives en una zona de huracanes o incendios

Guarda copias fuera de la casa: en un disco externo o en la nube.⁴

Declaras con ITIN

Tus declaraciones prueban tu historial; guárdalas y pide transcripciones si las pierdes.⁶

Errores que salen caros

• Error: Tirar la escritura o el pagaré después del cierre.

  Mejor: Guarda todos los documentos del cierre en un lugar seguro.³

• Error: No guardar las facturas de las mejoras.

  Mejor: Se suman a la base de tu casa y pueden bajar la ganancia al vender.²

• Error: Tener todos los originales en un solo lugar.

  Mejor: Guarda copias en un disco externo o en la nube.⁴

• Error: Tirar papeles con datos personales a la basura.

  Mejor: Destrúyelos con trituradora.⁵

• Error: Tirar tus declaraciones a los 3 años sin pensar en tu caso.

  Mejor: En algunos casos el plazo es de 6 o 7 años, o para siempre.¹

Qué hacer esta semana

1. Junta tus papeles de impuestos, casa, seguros, identificaciones y salud en un solo lugar.⁴
2. Separa tus declaraciones por año y revisa qué plazo te toca.¹
3. Si tienes casa, busca los cuatro documentos del cierre y empieza la carpeta de mejoras.³²
4. Escanea lo más importante y guarda las copias en un disco externo o en la nube.⁴
5. Destruye con trituradora lo que ya no necesitas y tenga datos personales.⁵
6. Si te falta algo, pide tus transcripciones al IRS o repón tus documentos; para declarar gratis, lee Declarar impuestos gratis: VITA, TCE y Free File.⁶