Cómo sacar el ITIN con el formulario W-7, paso a paso

El ITINITIN (número de identificación personal del contribuyente)El ITIN es un número de nueve dígitos que emite el IRS, la agencia de impuestos federal, a las personas que necesitan un número de identificación de contribuyente para declarar impuestos y no pueden obtener un número de Seguro Social. Sirve solo para fines tributarios: no autoriza a trabajar en Estados Unidos, no da derecho a beneficios del Seguro Social ni al crédito tributario por ingreso del trabajo, y no define tu estatus migratorio. Se solicita con el Formulario W-7 y caduca si no se usa por varios años. Algunos prestamistas aceptan el ITIN para dar una hipoteca.Ver la definición completaCerrar es el número que el IRS da a quien tiene que declarar impuestos en Estados Unidos y no puede tener número de Seguro Social. Se pide con el formulario W-7Formulario W-7El Formulario W-7 es la solicitud oficial del IRS para obtener un ITIN, o para renovar uno que venció o está por vencer. Se presenta junto con una declaración de impuestos federal, salvo excepciones, y con documentos originales o copias certificadas que prueben tu identidad y tu condición de extranjero, como el pasaporte. Puedes enviarlo por correo, llevarlo a un centro del IRS o acudir a un agente tramitador autorizado (Certifying Acceptance Agent), que revisa los documentos y te los devuelve en el momento. Es gratis; desconfía de quien cobre por "conseguir" un ITIN rápido.Ver la definición completaCerrar. El trámite no es difícil, pero tiene reglas exactas: con qué se presenta, qué documentos sirven, cómo se llena y dónde hacerlo sin pagar de más. Esta guía las sigue en orden, con las instrucciones del propio IRS.

Lo que pide esperar el IRS; de 9 a 11 del 15 de enero al 30 de abril

7 semanas³

Para que te devuelvan los documentos que mandaste por correo

60 días³

Documentos aceptados; el pasaporte es el único que sirve solo

13²

Por cada persona de la familia que pide ITIN

1 W-7³

Antes de empezar: qué es y qué no es

El ITIN lo emite el IRS solo para fines fiscales federales. Lo necesitas si tienes un fin fiscal federal (por ejemplo, presentar una declaración de impuestosdeclaración de impuestosLa declaración de impuestos es el formulario anual con el que le informas al IRS tus ingresos y calculas cuánto impuesto te corresponde, para pagar lo que debes o recibir un reembolso. La declaración federal de las personas es el Formulario 1040. En general debe declarar quien tuvo un ingreso bruto mayor que el mínimo que fija el IRS para su estado civil tributario (filing status), o quien tuvo cierta cantidad de ganancias netas trabajando por cuenta propia; aun sin obligación, a veces conviene declarar. Necesitas tu SSN o tu ITIN y los de las demás personas en la declaración, y documentos como tus W-2 y 1099.Ver la definición completaCerrar) y no eres elegible para un SSN, y puedes solicitarlo sin importar tu estatus migratorio. No te califica para beneficios del Seguro Social ni para el Crédito por Ingreso del Trabajo, no da ni cambia el estatus migratorio y no te autoriza a trabajar.¹ Si quieres entender para qué sirve en la vida diaria (banco, renta, crédito, casa), empieza por ¿Qué es el ITIN y para qué sirve?.

¿Te toca pedirlo?

Debe presentar el W-7 quien no es elegible para un SSN, pero tiene que dar un número de identificación de contribuyente. En el formulario marcas una razón, de la a a la h, aunque estés renovando: extranjero no residente que reclama un beneficio de tratado; extranjero no residente que presenta una declaración; residente de EE. UU. (por presencia sustancial) que presenta una declaración; dependiente de un ciudadano o residente; cónyuge de un ciudadano o residente; estudiante, profesor o investigador no residente; dependiente o cónyuge de un no residente con visa; u otro. Si aplica más de una, marcas la que mejor explica tu caso.²

No lo llenes si tienes un número de Seguro Socialnúmero de Seguro Social (SSN)El número de Seguro Social (SSN) es el número de nueve dígitos que aparece en la tarjeta de Seguro Social. Lo emite la Administración del Seguro Social (SSA), una agencia federal, y lo necesitas para trabajar y para cobrar beneficios del gobierno. El IRS también lo usa como tu número de identificación de contribuyente en las declaraciones de impuestos. Se pide con el Formulario SS-5 y pruebas de identidad, edad y ciudadanía o estatus migratorio legal, y el trámite es gratis. Quien debe declarar impuestos y no puede obtener un SSN usa un ITIN. Los ladrones de identidad buscan este número; el gobierno aconseja guardar la tarjeta en un lugar seguro y no llevarla en la cartera.Ver la definición completaCerrar o puedes tenerlo (si eres ciudadano o te admitieron para residencia permanente o para trabajar), ni mientras tu solicitud de SSN está pendiente. Si pediste un SSN y el Seguro Social te dijo que no eres elegible, adjunta al W-7 la carta de negación.²

Tu cónyuge y tus dependientes solo pueden tener ITIN si los reclamas para un beneficio fiscal permitido o si presentan su propia declaración. Entre esos beneficios están la declaración conjunta, cabeza de familia, el crédito por cuidado de hijos y dependientes y el crédito por otros dependientes.²

El trámite de principio a fin

Del W-7 a tu número, con los plazos del IRS

1. 1. Revisa que te toca

   Antes de empezar

   Si eres elegible para un SSN o tu solicitud está pendiente, no presentes el W-7.²

2. 2. Prepara la declaración

   A más tardar en la fecha límite de la declaración, o con prórroga

   El W-7 va pegado al frente; con una excepción, puedes presentarlo en cualquier momento.²

3. 3. Junta los documentos

   Vigentes el día que presentas

   Pasaporte, o al menos dos documentos de la lista con uno con foto.²

   Pruébalo con tus númerosLista de documentos

4. 4. Pide la cita o manda el paquete

   La cita puede tardar varias semanas

   Gratis en un Centro del IRS o en un sitio VITA con servicio de ITIN; por correo, a Austin.³

5. 5. El IRS revisa tu solicitud

   7 semanas; de 9 a 11 en temporada o desde el extranjero

   Si pasa ese plazo sin noticias, puedes contactar al IRS.³

6. 6. Te devuelven los documentos

   Dentro de 60 días si los mandaste por correo

   En persona, te los devuelven al final de la cita.³

7. 7. Llega la respuesta

   Aviso CP565, CP566 o CP567

   El CP565 trae tu número; el CP566 pide más información; el CP567 dice que debes presentar de nuevo.³

8. 8. Declaras por internet

   Desde el año siguiente

   El año en que te asignan el ITIN no puedes presentar por vía electrónica con él.²

Paso 1: prepara tu declaración (o tu excepción)

Para un ITIN nuevo, el W-7 se adjunta al frente de tu declaración federal (formulario 1040 o 1040-NR) y el paquete se presenta a más tardar en la fecha límite de la declaración. Si no llegas, pide una prórroga antes de esa fecha. Presentar tarde, o sin el W-7 completo y los documentos, puede costarte créditos reembolsables. El IRS advierte que no presentes la declaración sin el W-7 y sus documentos.²

En la declaración dejas en blanco el espacio del SSN de cada persona que pide ITIN. Si tu cónyuge o tus dependientes también lo piden, todos los W-7 van al frente de la misma declaración.³

Las excepciones cubren casos concretos: ingresos pasivos con retención de terceros o beneficio de tratado (sociedades, intereses, anualidades, rentas, pensiones); otros ingresos como salarios bajo tratado, becas, subvenciones o premios de juego; intereses hipotecarios de un préstamo de vivienda en EE. UU. reportados por terceros (formulario 1098); la venta de un inmueble en EE. UU. por una persona extranjera con retención; y representantes de empresas extranjeras. Quien cumple una excepción puede presentar el W-7 en cualquier momento del año.²

Si nadie te ha preparado nunca una declaración, los sitios VITAVITA (preparación gratuita de impuestos)VITA (Asistencia Voluntaria al Contribuyente) y TCE (Asesoramiento Tributario para Personas Mayores) son programas del IRS que ofrecen preparación gratuita de declaraciones de impuestos básicas, hecha por voluntarios certificados por el IRS. Están pensados para personas de ingresos moderados, personas con discapacidad y quienes hablan poco inglés; TCE se enfoca en personas de sesenta años o más. El IRS no fija un límite de ingreso general, pero cada sitio puede fijar el suyo. Muchos sitios atienden en español y ayudan con la solicitud o renovación del ITIN. Declarar impuestos cada año construye el historial que piden los prestamistas.Ver la definición completaCerrar del IRS lo hacen gratis. Muchos atienden a personas que en general ganan unos $70,244 o menos (cada sitio puede fijar su propio límite), a personas con discapacidad y a quienes hablan poco inglés; se buscan con el localizador del IRS o llamando al 800-906-9887.⁸

Paso 2: junta tus documentos

Hay 13 documentos aceptados para probar tu identidad y tu condición de extranjero, y el pasaporte es el único que sirve solo. Si no tienes pasaporte, hacen falta al menos dos documentos de la lista y al menos uno con foto (salvo dependientes menores de 14 años, o de 18 si estudian). Los documentos deben estar vigentes y ser originales o copias certificadas por la agencia que los emitió, con su sello oficial; algunas embajadas y consulados dan copias certificadas.² Lo que dicen tus documentos (nombre, fecha de nacimiento y país) debe coincidir con lo que pones en el W-7.²

Si tienes…	Qué prueba	Nota
Pasaporte vigente	Identidad y condición de extranjero	El único documento que sirve solo
Cédula o tarjeta nacional de identidad	Identidad y condición de extranjero	Debe tener nombre, foto, dirección, fecha de nacimiento y vencimiento
Licencia de conducir de EE. UU. o de tu país, identificación estatal	Identidad	Se combina con otro documento de la lista
Acta de nacimiento civil	Condición de extranjero (y de identidad en menores)	Para dependientes sin pasaporte
Registros médicos o escolares	Dependientes	Médicos: menores de 6 años; escolares: menores de 24

Los dependientes, además, prueban que viven en EE. UU. con al menos un documento original, salvo que presenten un pasaporte con fecha de entrada o estén en una excepción. Según la edad sirven, por ejemplo, un registro médico o escolar de EE. UU., una identificación estatal, una licencia o una visa de EE. UU.; desde los 18 años, también un estado de cuenta bancario, un contrato de renta o una factura de servicios con su nombre y dirección en EE. UU.²

Paso 3: llena y firma el W-7 sin errores

Primero, elige el idioma. Si presentas el W-7 en inglés, todas las cartas del IRS sobre tu ITIN te llegan en inglés; si las prefieres en español, usa el W-7(SP).²

Al llenarlo, escribe “N/A” en cada parte que no te aplica y no dejes nada en blanco. En la línea 1a va tu nombre legal tal como aparece en tus documentos. La línea 2 es la dirección a la que el IRS te devuelve los originales y te manda las cartas sobre tu solicitud; no puede ser un apartado de correo de una empresa privada. En la línea 6d va la fecha completa en que entraste a EE. UU. Guarda una copia de todo.²

La firma tiene que ser original y la pone cada solicitante. Por un hijo menor de 18 que no puede firmar, firma su padre, su madre o su tutor legal. Tu cónyuge no puede firmar por ti, salvo con un poder en el formulario 2848 adjunto. Quien no puede firmar pone su marca ante un testigo, que también firma.²

Errores que retrasan o tumban la solicitud

• Error: Mandar fotocopias o escaneos de tus documentos.

  Mejor: Solo sirven originales o copias certificadas por la agencia que los emitió, con su sello.²

• Error: Usar un pasaporte o una cédula vencidos.

  Mejor: Los documentos tienen que estar vigentes cuando presentas la solicitud.²

• Error: Dejar líneas en blanco en el W-7.

  Mejor: Escribe «N/A» en cada parte que no te aplica.²

• Error: Poner un nombre o una fecha distintos a los de tus documentos.

  Mejor: Nombre, fecha de nacimiento y país deben coincidir con lo que dicen tus documentos.²

• Error: Mandar el paquete a la dirección de las instrucciones de tu declaración.

  Mejor: Por correo, el W-7 y la declaración van juntos a la oficina de ITIN en Austin.²³

• Error: Firmar por tu pareja.

  Mejor: Un cónyuge no firma por el otro sin un poder (formulario 2848) adjunto.²

Paso 4: elige dónde presentarlo

Hay cuatro formas de presentar el W-7:³

Opción	Costo	Cómo funciona
Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS con servicio de ITIN	Gratis	Solo con cita, que se pide al 844-545-5640.2 Conseguirla puede tardar varias semanas. Lleva una identificación oficial vigente con foto y tus documentos listos.4
Sitio VITA con servicio de ITIN	Gratis	Voluntarios certificados por el IRS; no todos los sitios ofrecen ITIN, pregunta antes
Por correo	Pagas el envío	A Internal Revenue Service, Austin Service Center, ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342; tus documentos originales viajan con el paquete
Agente Tramitador Certificado (CAA) o Agente Tramitador	Honorarios, varían	El certificado autentica tus documentos y te los devuelve de inmediato; el no certificado los revisa y los envía por correo

En los centros del IRS, para dependientes verifican pasaportes, cédulas nacionales y actas de nacimiento, y te los devuelven de inmediato.² Un Agente Tramitador Certificadoagente tramitador certificado (CAA)Un agente tramitador certificado (CAA, por sus siglas en inglés) es una persona o entidad autorizada por el IRS para ayudarte a solicitar o renovar un ITIN. Te ayuda a llenar el Formulario W-7, autentica la mayoría de tus documentos de identidad y te los devuelve en el momento, en vez de que mandes los originales por correo, y luego envía tu solicitud al IRS. Sus servicios tienen costo, y los cargos varían. El IRS también ofrece opciones gratis en persona: sus centros de atención con servicios de ITIN y algunos sitios VITA. El IRS publica la lista de agentes aprobados.Ver la definición completaCerrar autentica los documentos (salvo tarjetas de identidad militar extranjeras y documentos de dependientes distintos del pasaporte y el acta de nacimiento) y los devuelve de inmediato; un Agente Tramitador los revisa y los envía por correo. Los dos ayudan a llenar el W-7, y sus honorarios varían. El IRS publica la lista por estado; los no certificados llevan un asterisco.⁵ Pide el precio por escrito y confirma que el nombre está en la lista.

Si mandas el paquete por correo, no uses la dirección de las instrucciones de tu declaración. No hace falta un sobre de devolución, pero puedes incluir uno prepagado de Express Mail o de mensajería para que tus documentos vuelvan más rápido. Si vas a necesitar tus documentos en los 60 días siguientes, el IRS sugiere ir en persona.²

Ejemplo con números reales

Lo que va en el sobre si eliges el correo

Un ejemplo en palabras para una persona que pide su primer ITIN con su declaración.

Formulario W-7 o W-7(SP)

Lleno, firmado, con una razón marcada y «N/A» donde no aplica

Declaración federal

Formulario 1040 con el espacio del SSN en blanco y el W-7 al frente

Documentos

Pasaporte vigente, original o copia certificada

Opcional

Un sobre prepagado de Express Mail o de mensajería para la devolución

A dónde va

A la oficina de ITIN del IRS en Austin, Texas (la dirección está en la tabla de arriba)

Es un ejemplo, no una lista completa para tu caso.³²³ Con la lista de documentos armas la tuya, y guarda una copia de todo.²

Haz la cuenta con tus númerosLista de documentos

Paso 5: espera la respuesta

El IRS pide esperar 7 semanas para saber el estado de la solicitud, y de 9 a 11 semanas en temporada de impuestos (del 15 de enero al 30 de abril) o si solicitas desde el extranjero. Los documentos enviados por correo se devuelven a la dirección de la línea 2 del W-7 dentro de 60 días.³ Si pasa ese plazo sin noticias, puedes llamar al IRS al 800-829-1040 (dentro de EE. UU.) para saber el estado de tu solicitud.²

Te puede llegar una de tres cartas: el CP565, que trae tu ITIN; el CP566, que pide más información; o el CP567, que dice que rechazaron la solicitud y tienes que presentarla de nuevo.³ Con el aviso CP565aviso CP565El aviso CP565 es la carta del IRS que te informa que te asignó un número de identificación personal del contribuyente (ITIN). No tienes que responderla, pero debes revisar que tu nombre y tu fecha de nacimiento estén bien, y guardar una copia. Cuando declares impuestos, usa el ITIN y el nombre tal como aparecen en el aviso. El ITIN es solo para fines tributarios: no sirve como identificación, no da derecho a beneficios del Seguro Social ni al crédito por ingreso del trabajo (EITC), y no cambia tu estatus migratorio. Si más adelante obtienes un SSN, usas el SSN, dejas de usar el ITIN y le avisas al IRS.Ver la definición completaCerrar no tienes que responder: revisa tu nombre y tu fecha de nacimiento, guarda una copia y usa el número y ese mismo nombre en tus declaraciones.⁶ El año en que te lo asignan no puedes presentar por vía electrónica con él; si debes varios años, puedes adjuntar todas las declaraciones al W-7.²

Si tu ITIN venció

Un ITIN que no se usa en una declaración federal durante tres años fiscales seguidos vence el 31 de diciembre después del tercer año sin uso. Solo hay que renovarlo si va a ir en una declaración federal, no si solo aparece en formularios informativos como el 1099. Se renueva con el mismo W-7: marcas la casilla de renovación y también tu razón, y en las líneas 6e y 6f pones tu ITIN y el nombre con el que te lo dieron, si los sabes. Presentar con un ITIN vencido puede retrasar el trámite, y quizá no puedas reclamar ciertos créditos hasta renovarlo.⁷

Si este es tu caso

Pides ITIN para tus hijos

Cada uno lleva su W-7 y prueba residencia en EE. UU.;² en un Centro del IRS verifican sus pasaportes y actas de nacimiento y te los devuelven.²

Tu ITIN venció

Marca la casilla de renovación y tu razón, y pon tu ITIN anterior en la línea 6f.⁷

Quieres las cartas en español

Presenta el W-7(SP); con el W-7 en inglés, las cartas del IRS llegan en inglés.²

No quieres pagar a un agente

El trámite es gratis en un Centro del IRS o en un sitio VITA con servicio de ITIN.³

Evita a los “notarios” y a quien cobra por lo gratis

En Estados Unidos, “notario” no significa abogado. El Departamento de Justicia explica que los notarios, los preparadores de documentos y los consultores de inmigración no pueden ejercer la abogacía: no pueden darte asesoría legal ni decirte qué beneficio migratorio pedir. Solo pueden representarte los abogados con licencia y los representantes acreditadosrepresentante acreditado por el Departamento de JusticiaUn representante acreditado es una persona que no es abogada pero que el Departamento de Justicia de Estados Unidos, a través de su Programa de Reconocimiento y Acreditación, autoriza a representar a personas en asuntos migratorios ante el DHS y, con acreditación plena, ante los tribunales de inmigración. Solo pueden hacerlo a través de una organización reconocida, que debe ser una entidad sin fines de lucro exenta de impuestos federales. Es la forma segura de recibir ayuda migratoria a bajo costo: el Departamento de Justicia publica la lista oficial por estado. Quien no esté en esa lista ni sea abogado no está autorizado a representarte.Ver la definición completaCerrar.⁹ Esos representantes trabajan en organizaciones reconocidas, que solo pueden ser entidades sin fines de lucro, y el programa busca ampliar la ayuda legal migratoria para personas de bajos ingresos.¹⁰ El ITIN es un trámite de impuestos, no de inmigración: nadie puede “acelerarlo” ni “arreglar tu estatus” con él. Más señales en el notario no es abogado.

Cuando tengas tu ITIN, el siguiente paso suele ser una cuenta a tu nombre: cómo abrir una cuenta de banco sin Seguro Social.

Qué hacer esta semana

1. Confirma tu razón para pedirlo (casillas a–h) y si te toca con declaración o con excepción.²
2. Revisa qué documentos tienes y que estén vigentes: pasaporte, o dos de la lista con uno con foto. Usa la lista de documentos.²
3. Llama al 844-545-5640 para una cita en el IRS, o busca un sitio VITA con servicio de ITIN; si vas con un agente, pide el precio por escrito.²
4. Llena el W-7(SP) con “N/A” donde no aplique y tu nombre como en tus documentos.²
5. Si tu ITIN venció y vas a declarar, marca la casilla de renovación en el mismo W-7.⁷
6. Anota la fecha de envío o de la cita y cuenta 7 semanas (o de 9 a 11 en temporada) antes de preocuparte.³